Annahme und Abschluss eines Projekts

Die Arbeiten sind soweit erledigt, dass das Projektergebnis, das Produkt oder die Leistung, an den Auftraggeber übergeben werden kann und von diesem zur Nutzung übernommen wird.

Die Produktabnahme bildet  einen wichtigen Punkt im Projekt ab: Hier wird durch den Auftragnehmer nachgewiesen, dass das erbrachte Ergebnis die anfangs definierten Anforderungen erfüllt und damit der Erfolg des Projektes nachgewiesen. Der Auftragnehmer hat nach vertragsgerechter Erfüllung des Auftrages das Recht und der Auftraggeber die Pflicht zur Abnahme, beweist doch die (erfolgreiche) Abnahme die Erfüllung des Vertrages von Seiten des Auftragnehmers. Die Abnahme kann mit drei Ergebnissen enden:

• Abnahme ohne Mängel (Idealfall),
• Abnahme mit Mängeln zur Nachbesserungen,
• Abnahme verweigert - Funktion und zugesicherte Eigenschaften konnten nicht nachgewiesen werden.

Die erfolgte Abnahme hat noch einige Rechtsfolgen: den Gefahrenübergang (z.B. beim Betrieb der Anlage), die Umkehr der Beweislast (bis zur Abnahme beweist der Auftragnehmer dass das Produkt funktioniert, danach muss der Auftraggeber beweisen dass es nicht funktioniert, wenn er Forderungen durchsetzen will), die Fälligkeit der ausstehenden Vergütung und der Beginn der Gewährleistungsfristen. Außerdem können nach erfolgreicher Abnahme ohne Mängel keine Vertragsstrafen mehr geltend gemacht werden.

Entgegen der häufigen Annahme ist nach der Übergabe an den Auftraggeber aber das Projekt nicht beendet. In einem Unternehmen habe ich einmal die ernstgemeinte Aussage gehört: „Für mich ist ein Projekt zu Ende, wenn ich nichts mehr davon höre.“

Es werden immer noch mehr oder weniger aufwändige Abschlusstätigkeiten zu erbringen sein. Dazu gehören die Erfahrungssicherung („Lessons learned“), die die gewonnenen Erkenntnisse mit vertretbarem Aufwand verfügbar machen muss. Außerdem ist in der Regel eine Nachkalkulation durchzuführen, die die entstandenen Ist-Kosten mit den Plan-Kosten vergleicht und wichtige Hinweise aus Abweichungen für künftige Planungsansätze liefert.

Im Abschlussworkshop werden die produkt- und prozessbezogene Analyse des Projektes durchgeführt: Was lief gut? Was müssen wir verbessern?

Am Ende des Projektes als gewissermaßen „letzter Akt“ im Projekt nimmt der interne Auftraggeber das Projekt vom Projektleiter ab. Das setzt den Abschluss aller erforderlichen Arbeiten voraus. Die Entlastung des Projektleiters ist ein wesentlicher Punkt am Projektende, da er sich ab jetzt neuen Aufgaben zuwenden kann. Unterschätzen Sie nicht den mentalen Effekt dieser Entlastung für den scheidenden Projektleiter. Leider wird dieser wichtige Schritt nach meiner Erfahrung zu oft „eingespart“.

Nutzen Sie die gewonnenen Erfahrungen aus Projekten, um hier erfolgreicher zu werden! Erfahrungen sind Guthaben, die zukunfts- und erfolgsorientiert eingesetzt werden müssen!

Damit ist unsere Reihe zu wesentlichen Punkten im Projektmanagement zu Ende, ich hoffe Sie konnten die eine oder andere Anregung im Sinne Ihrer Projekte entnehmen und vor allem erfolgreich einsetzen.

Bedenken Sie, dass die Professionalisierung des Projektmanagements ein wesentlicher Erfolgsfaktor für unternehmerischen Erfolg darstellt. Skalieren Sie Ihr Projektmanagement je nach Erfordernis, Aufwand und Nutzen sind ausschlaggebend.

Ich wünsche Ihnen viele erfolgreiche Projekte!

Lutz Voigtmann  

Zertifizierter Projektmanager

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