Projektstart

Beim Projektstart wird das Fundament gelegt, das wesentlich mitbestimmt, wie erfolgreich (oder eben auch erfolgsarm) das Projekt ablaufen wird. Die nachfolgenden Phasen werden nur bearbeitet, wenn die Bewilligung bzw. Beauftragung des Projektes erfolgt ist.

Ja aber wann genau startet das Projekt? Diese Frage lässt sich nur projektspezifisch beantworten. Zwei gängige Ansätze sind:

    mit der ersten Idee / der ersten Anfrage eines potenziellen Auftraggebers,
    mit dem Vorliegen des Auftrags.

Beide Ansätze haben ihre Berechtigung. Natürlich entsteht nach der ersten Idee bereits Aufwand, der dem (künftigen) Projekt zuzurechnen ist. Allerdings besteht, abhängig von Art und Inhalt des Projektes, die Gefahr, dass aus der Idee derzeit kein Projekt wird. Dies passiert aber definitiv, wenn der Auftrag vorliegt. Hilfreich ist also bei der Bestimmung des Zeitpunktes des Projektstarts die Erfahrung: Wie viele Ideen werden zu Projekten und wie viele Ideen werden keine Projekte? Aus dieser Überlegung ergibt sich oft noch eine andere Handlungsnotwendigkeit: Was können wir tun, um unsere Ideen so zu qualifizieren, damit daraus reale Projekte werden?

Die strukturierte Vorbereitung eines Projektes ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Durch ein individuelles und transparentes Konzept, klar definierte Ziele und eine methodisch konsistente Vorgehensweise kann ein erfolgreicher Projektverlauf optimal vorbereitet werden. Am Anfang der Planung ist eine möglichst genaue Problemanalyse vorzunehmen: Warum genau machen wir eigentlich dieses Projekt? Dadurch wird die erste Voraussetzung erfüllt, dass zum Abschluss des Projektes auch das gewünschte Ergebnis vorliegt.

Folgende Fragen müssen zum Projektstart (in der Regel im Startworkshop) geklärt  werden:

•     Warum wollen wir dieses Projekt starten, was ist der Auslöser?
•     Welche Projektziele wollen wir am Ende erreicht haben (inhaltlich, terminlich, kostenseitig, sozial)?
•     Sind Lasten- und Pflichtenhaft eindeutig, sind Anforderungen und Leistungsumfang klar?
•     Ist das Projekt für uns wirtschaftlich?
•     Was genau beinhaltet der Projektauftrag?
•     Welches Budget steht aus welchen Quellen zur Verfügung (bedenken Sie dass auch interne Projekte unbedingt ein Budget brauchen!)?
•     Wie soll das Projekt in die Unternehmensorganisation eingeordnet werden?
•     Wer könnte Projektleiter werden und wer gehört zum Kernteam?
•     Gibt es für die Projektplanung Vorgaben? Wie soll diese ablaufen?
•     Welche wesentlichen Risiken existieren bei diesem Projekt mit welchen Auswirkungen?
•     Gibt es Vorgaben / Erfahrungen wie die Projektrealisierung ablaufen könnte und wie die Projektsteuerung erfolgen kann?

Es geht also um die gesamthafte Betrachtung des Projekts und darum, dass die zu verfolgenden Ziele klar definiert sind und verstanden wurden. Damit schaffen Sie die Basis für eine zielorientierte Zusammenarbeit der Beteiligten.

Erst wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, ist das Projekt optimal vorbereitet und kann systematisch gestartet werden. Die Beteiligten / Betroffenen werden im Kick-Off informiert und die ersten Aktivitäten vergeben. Hier werden die Informationen über die Ergebnisse des Start-Workshops (dort wurden die o.a. Fragen beantwortet) verteilt und schon konkrete Aufgaben vergeben.

Leider begegnet uns in der Projektpraxis häufig der Ansatz: Fangt erst mal an zu arbeiten, alles andere klären wir später im "Finetuning". Das erinnert mich an die Holzfäller, die keine Zeit haben ihre Äxte zu schärfen, weil sie ja Bäume fällen müssen…

Die beim systematischen Projektstart investierte Zeit holen Sie im Projekt mehrfach wieder heraus – es ist also keine "Zeitverschwendung", sondern eine sinnvolle Zeitinvestition!

Einige typische Schwierigkeiten, die häufig ihre Ursache im Projektstart haben:

•     Ziele des Projektes entsprechen nicht der tatsächlichen Notwendigkeit
•     Termine und Kosten werden von Wunschdenken diktiert
•     unterschiedliche Auffassungen bei den Projektbeteiligten
•     laufend neue Anforderungen, hohes Änderungsvolumen im Projekt
•     unklare Verantwortung und mangelndes Entscheidungsverhalten
•     Notwendige und zugesagte Einsatzmittel werden abgezogen
•     unkoordinierte Ergebnisse, mangelnde Transparenz
•     Konflikt im Team und mit der Linie.

Vielleicht kommen Ihnen einige dieser Punkte (natürlich nicht aus Ihrem Unternehmen) bekannt vor, dann sollten Sie sich mit dem Thema Projektstart auseinandersetzen, glauben Sie mir: Es lohnt sich wirklich!

Lutz Voigtmann  

Zertifizierter Projektmanager

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