Kosten- und Finanzplanung im Projekt

Die Planung der anfallenden Kosten, die für die zu erbringenden Leistungen entstehen, dient zunächst einmal der Ermittlung der Projektgesamtkosten. Gleichzeitig bildet sie auch die Grundlage für das Controlling während der Projektabwicklung, da ohne Referenzwert eine Beurteilung der Ist-Werte schlicht nicht möglich ist. Bei der Kostenplanung sind zwei grundsätzliche Methoden üblich:

  • die Bottom-Up-Methode, also die Ermittlung der voraussichtlichen Kosten abgeleitet aus den zu erbringende Leistungen (vom Detail zum Ganzen),
  • die in der Wirtschaft häufig anzutreffende Top-Down-Methode. Also die Vorgabe eines Projektbudgets und daraus die Ableitung der damit machbaren Leistungen.

Beide Methoden setzen aber voraus, dass wir die genaue Kenntnis unserer Kostenstruktur und unserer Projektstruktur (siehe Artikel zur Projektstrukturplanung) haben, sonst begeben wir uns auf dünnes Eis…

Für Ermittlung der zu erwartenden Kosten für die am Projekt beteiligten Gewerke ist neben der Anzahl der erforderlichen Arbeitsstunden auch deren monetäre Bewertung notwendig. Hier wird in der Regel mit Verrechnungssätzen für Stunden oder Tage gearbeitet. In diesen Verrechnungssätzen sind neben den Personal- und Personalnebenkosten auch die arbeitsplatzbezogenen Kosten (z. B. Raumkosten, Energie, Hard- und Software,…) und die anteiligen Gemeinkosten (z. B. für Geschäftsführung, Buchhaltung, etc) zu berücksichtigen.

Ein leider häufig zu beobachtendes Phänomen ist die Nichtberücksichtigung von sogenannten "Eh-da-Kosten": Die (falsche) Annahme, die Mitarbeit eines Kollegen im Projekt kostet ja nichts, der Mitarbeiter ist ja „eh da“. Er bekommt ja sein Gehalt, ob er nun im Projekt mitwirkt oder nicht. Wirklich? Dann hätten wir im Unternehmen ja Kollegen, die bezahlt werden, unabhängig davon, ob sie mitarbeiten oder nicht…

Setzen Sie also immer alle notwendigen Ressourcenkosten im Projekt an, auch bei internen Projekten! Auch diese Projekte kosten Ressourcen und damit Geld!

Neben den Personalkosten sind natürlich auch ebenso alle Sachkosten (Material, Maschinen, Immobilien,…) zu ermitteln, die nicht mit dem Verrechnungssatz für das Personal abgegolten sind.

Die ermittelten Kosten sind den Vorgängen und damit den Arbeitspaketen konkret zuzuweisen und bilden deren Budget. Da wir die Vorgänge ja schon terminlich eingeordnet haben ist nun auch eine zeitliche Zuordnung der Kosten möglich. Dies ist um so wichtiger, je höher die Kosten sind und je länger die Projektlaufzeit ist.

Die grafische Auswertung des zeitlichen Anfalls der Kosten findet sich in der Kostenganglinie, also der Darstellung der Kosten pro Woche / Monat. Diese Grafik ist für die Finanzierungsplanung (Bereitstellung der notwendigen Finanzmittel zum richtigen Zeitpunkt) hilfreich.

Die kumulierte Darstellung (Kostensummenlinie) beschreibt auflaufende Kosten über die Zeitachse. Damit bildet diese Linie eine gute Grundlage für das spätere Kostencontrolling, da Plan- und Ist-Wert gut gegenüber gestellt werden können.

Hier wird schon deutlich, dass der Finanzierungsplanung eine ebenso hohe Bedeutung wie der Kostenplanung zugemessen werden muss. Die Kostenplanung ermittelt, wo die Kosten wann voraussichtlich hingehen werden, die Finanzplanung beschreibt, wo die finanziellen Mittel wann woher kommen sollen.

Im Wesentlichen können wir bei der Finanzplanung von wenigen Quellen ausgehen:

  • Eigenmittel
  • (Teil-)zahlungen des Auftraggebers
  • Fremdmittel (Kredite und ggf. Fördermittel aus Programmen der öffentlichen Hand).

Ideal wäre natürlich, dass die erforderlichen Finanzmittel bereits zum Zeitpunkt der Kostenanfalls zur Verfügung stehen, leider ist das eher selten der Fall. Um die Liquidität des Unternehmens zu sichern, muss also dafür Sorge getragen werden, dass immer Mittel aus den verschiedenen Quellen in ausreichender Menge zur Verfügung stehen. Beispielsweise fließen Fördermittel (auf die oft kein Rechtsanspruch besteht) in der Regel deutlich später als die Kosten im Unternehmen entstehen.

Sie sehen: Das Erarbeiten eines Finanzierungplans über die Höhe und den Zeitpunkt des Mittelflusses ist ebenso wichtig wie die Kostenplanung für das Projekt.

Lutz Voigtmann
Zertifizierter Projektmanager

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